システム導入側ですが、ベンダーへドキュメントを依頼したら

契約を結んだ時に、ドキュメントやら、納入するものは何かを決めているはずだと思います。

特に取り決めがない場合は・・・ドキュメントは納品物にはないですってことになるかも。

パッケージ製品を導入する場合でも、そもそもろくなドキュメント残してないって会社もあるので、要求してもでてこない場合も多いと思います。

ルールがあるというより、契約内容を確認したほうがいいです。

契約で納入物を明記してください。

契約が請負契約なのか、準委任による支援なのか確認するところが第一歩です。次に、開発したシステムの権利関係です。

請負契約だと、著作権はベンダー、所有権もベンダー、使用権が発注者となるのが基本です。所有権も発注者とする契約でも法的に問題ありません。成果物を明確に定義しない請負契約は、偽装請負となり、違法です。

支援契約の場合には、所有権も使用権も発注者のものにできます。しかし、委任ですから、工数が見積もりよりも膨らんだ場合には、発注者が負担するのが一般的です。病院で、入院が医師の読みよりも長引いても、医師への支払いは患者が負担するのと同じです。

日本の場合は、発注者よりもベンダーの方が会社の規模が小さい例が多く、下請け化されていて、契約を整備しないで一方的に発注者の言うとおりする例も多いのが現実です。しかし、規制緩和や自由化、民主化が進んでいます。

契約内容の確認をお願いいたします。

皆さんと同様の回答になりますが、契約書上に納品物の記述が必要です。

納品物については、仕様書以外にもテストに関する資料や

ハード・ソフト等もあると思います。

そういったものの納品方法等を含めて検討する必要があるかと思います。

システム会社であればドキュメントのテンプレートや

他での納品実績を確認してみるのもよいかもしれません。