会議の時間を短く、内容を充実させるためのアイディアをおしえてください。

※会議のメンバーで、「新商品パッケージ名を決めよう」といったようなアイディア創りではなく、

いくつかアイディアが既にある中で利害関係者が合意事項を創って納得し合う、でもなく、

状況や連絡事項を報告し合うだけの会議。という前提であれば・・・

何よりも1番は、会議のメンバーが会議時間を1時間にすることに納得・共感を創ることでしょう。

一部の人だけが会議短縮をしたいと思っても、その場全員に納得・共感がなければ行動は変わらないでしょう。

(ここに合意がないのに「立って会議をする」等の小技をしても、歪み・反発が生まれがちです。)

1. 事前に報告事項を共有し、確認事項・質問事項

紙でもメールでもグループウェア上でも何でも良いと思います。

会議で口頭報告するのではなく事前に文章に落として共有すれば実際の会議時間は短くなるはずです。

ただ、これも上記の「1時間にすることへの納得・共感」がなければだれも動かないでしょう。

以下の書籍を参考にしてみてください。

プロジェクトファシリテーション

• 作者: 白川 克 関 尚弘
• 出版社/メーカー: 日本経済新聞出版社
• メディア: 単行本

人を助けるとはどういうことか 本当の「協力関係」をつくる7つの原則

• 作者: エドガー・H・シャイン
• 出版社/メーカー: 英治出版
• メディア: 単行本

ファシリテーション入門 (日経文庫)

• 作者: 堀 公俊
• 出版社/メーカー: 日本経済新聞社
• メディア: 新書

2. それから、報告事項を文字にするにしても話すにしてもわかりやすくシンプルにする必要もあるでしょう。

その上で共有された事項を理解し、必要な質問をし合う能力を個々に高めれば会議時間短縮につながります。

もちろんこれもこれも上記の「1時間にすることへの納得・共感」がなければだれもスキルを身につけたいと思いにくいでしょう。

以下の書籍がお勧めです。

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

• 作者: 照屋 華子 岡田 恵子
• 出版社/メーカー: 東洋経済新報社
• メディア: 単行本

質問力―話し上手はここがちがう

• 作者: 斎藤 孝
• 出版社/メーカー: 筑摩書房
• メディア: 単行本

通勤大学MBA〈14〉 クリエイティブシンキング (通勤大学文庫)

• 作者: グローバルタスクフォース
• 出版社/メーカー: 総合法令出版
• メディア: 新書

ロジカル・リスニング

• 作者: 船川 淳志
• 出版社/メーカー: ダイヤモンド社
• メディア: 単行本

以上、何かの参考になれば幸いです。

http://penperon.blog100.fc2.com/blog-entry-1645.html

どこにでもあること。上記参考になれば

会議のアジェンダ、発表者、持ち時間を決めて事前に連絡しておくことと、資料を事前配布（共有の掲示板等に掲示）することで、かなり効率化できるのではないでしょうか。

http://business.nikkeibp.co.jp/as/epson_3lcd/tips1/01.html

そういうことをやっているにも関わらず、２時間かかっている会議を１時間に短縮するということであれば、何かを削るしかないと思います。

大くくりのアジェンダが、経営状況・案件対応状況・事務連絡ということなので、事務連絡は読めばわかるレベルのものということでメール配信で済ませるとか、経営状況はそんなに頻繁に変わるものではないと思いますので、２回に１回の割合にするとか。

自分の会社には「話し始めると長くなる人」がいるので、その人が会議に出てくると会議が間延びし、欠席だとスムーズに終わるという傾向があって困っていますが・・・。

会議って、それだけで相当にコストかかっているんですよね。トピ主さんの場合には、２時間を１時間に短縮したいという事ですが、上手に出来れば３０分にもなると思います。効率の良い会社では、会議は３０以内が鉄則です。２時間会議したのでは、午前の仕事が全部パーです。

諸外国の会議が意見交換であるのに対して日本の会議というのは、むしろ意見のすり合わせです。事前に実は全体が何を話すかを知っていて、それについて意見交換というよりも、上司が部下に(強引にでも)納得させて、手順を確認して、それで作業がスムーズになる事を狙ったものがほとんどですね。

発言出来ない人が居るのは、発言するほど良く考えてない(能力欠如)であるか、発言する勇気が無い(上司の押さえ込み)による事だと思います。ただ、質問者さんは中堅社員を想定されているので、能力不足は無いでしょう。上司による押さえ込みが原因かもしれません。自分の意見を発言するのは、仕事の1つであるという考え方が重要ですね。

IT系の部署として会議のリンクを探してみました。

会議の何が問題なのか

http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0610/24/news008.html

【中級】会議の生産性と効率を高める 第1回

http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20060804/245199/

参加者リソースの活用

http://business.nikkeibp.co.jp/as/epson_3lcd/special/02.html

海外でも会議の時間短縮が議論されてます。

http://www.productivity501.com/9-tips-for-efficient-meetings/662...

(日本語訳)

http://digitallife.jp.msn.com/article/article.aspx/genreid=121/a...

22分会議のすすめ

http://www.lifehacker.jp/2010/03/100310meetings_22min.html

1.アジェンダを作る

アジェンダは会議にとって有効なもの。ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか？」が参加者にも理解されやすい。

1.必要書類は、会議の3日前までに事前共有する

会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。

1.時間どおりに開始する

意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。

1.いよいよ、会議本番！

主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。

1.原則としてPC持ち込み禁止

会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。

1.携帯電話の持ち込み禁止

例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。

1.「脱線」はなるべく避ける

アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。

1.議事録はなるべく早く共有する

議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。

考え方を変えてみると議題を見ると報告会に感じられます。

会議である必要は無いのかもしれません。

定例報告会として、簡潔にする方法はどうでしょうか？

＞経営状況

前者の経営状況でしょうか？　部署ごとでしょうか？

部署ごとの数字であればバランスシートと、その講評ではいかがでしょうか？

＞案件対応状況

案件ごとの進捗状況が見られる共有データベースを活用するのはどうでしょうか。

＞事務連絡

これは、メールか、掲示板での共有ではどうでしょうか。

以下の方法はある会社で使われていた会議方法です。

１　司会が会議の残り時間を10～15分ごとに知らせます。

会議参加者に残り時間を意識させるためです。

司会例(1時間の会議の場合)

「会議を始めます。本日の会議は1時間です。最初の15分で報告と議題確認はすべて終わらせ、残りの時間はすべて議論の時間とします。45分頃を目途に結論を出す予定です。」

「15分経過しました。これで報告と提案はすべて終わり、議論に移ります。」

「残り30分です。発言は15分以内にお願いします。」

「残り15分です。そろそろ結論を出したいと思います。」

「残り5分です。他に発言漏れはありませんね 」

「時間になりました。結論が出なかった件の処理については○○さんの方でお願いします。終ります。

２　会議コストを知らせる

会議参加者に、会議にかかるコストを意識して参加してもらいます。

以下のように周知するのも効果的です。

「いまこの会議に20人が参加しています。ここにいらっしゃるみなさんは時給2000円以上の方ばかりですので、会社はこの会議に4万円以上のコストをかけていることになります。

この会議によって最低5万円以上の業績アップが達成できるよう、会議の効率化にご協力をお願いします。」

会議によって会議のコスト以上の業務効率化を実現するようにします。

会議を開催することによる業務の効率化が見込めない場合は、思い切って会議の中止も考えます。

３　会議参加者を厳選する。参加者を減らす。

　発言しない人や意思決定に参加しない人は会議に参加させないようにします。会議に参加しなくても困らない体制をつくります。

　会議に参加するより生産に時間を使った方が良い人も、会議に参加させない方向で体制を組みます。生産が得意な従業員は生産に集中してもらい、連絡調整が得意な人を中心に会議に出てもらいます。

　役職者でも調整力や提案力、意思決定能力のない人は会議の効率性を下げるので、調整力や提案力のある部下に会議に出てもらうようにします。会議の人選で大事なことは、会議に出席すべき人は役職で決まるのではなく、会議において求められる提案力や調整力、集団的な意思決定能力といった“会議能力”によって決められるべきだということです。

http://q.hatena.ne.jp/1270263441