仕事で、メールのやり取りが多いです。

PDAを購入し，移動時間中でも処理する。

最低でも閲覧，更に余裕があれば返信してしまう。

ですね。

メールを返信する時間を決めて、毎日必ず確保する。

私は、始業時間前と昼休みの後半を、この時間に充てています。

あと、これは個人的な理由によるものですが、メールを手動受信にしています。

自動受信で受信ボックスにメールがたまっているのを見ると、どうしても仕事を中断してメールを見てしまうので、あえて手動受信にしています。メールを見忘れるというリスクはあるのですが（苦笑）。

私はサーバ管理業務を主としているのでビジネス自体がNET中心です。

当然お客様とのコミュニケーションの90%近くはメールになります。

やはり管理というところは苦心しましたが、サーバを改造して、届いたメール内容をデータベースに格納し、掲示板形式のスレッドのようなものを製作しました。

そして、過去のメール履歴やよく似た内容のメールの検索を可能にするようなシステムを作り、同じようなメールの返答に時間がかからないようにしました。

メールのやり取りも大事な資産という考え方で立つと、結構データがいつなくなるかわからないなどの不安もありますので、データのバックアップのつもりで作ったものが案外と使いやすかった。という感じですね。

先延ばししない！ メール処理術はいかがでしょうか。

分かりやすいので，おすすめいたします。

http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

一日のうちでメールを読んで返事を書く時間を決めてそれ以外の時間は絶対にメールを見ないし書かないというルールが結構効果的ですね。

最初のうちはメールを送ったのに何ですぐにメールに返事してこないの？というような反応が返ってきますが、その都度趣旨を説明しているうちにこの人はそういうスタイルで仕事をしているということが浸透してきてそのうち皆が慣れてくれます。

そしてどうしてもすぐに返事を欲しい案件には直接電話がかかってくるようになります。

メールを読んでもらえる時間が周知されるとその時間までは催促しても無駄なのでその時間までは誰も何も言ってこなくなります。

その代わり、メールを処理する時間は死ぬ気でがんばってメールを処理しましょう。

http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

職種にもよりますが、朝と夕方のみ、受信するようにしている時もあります。

月並みで申し訳ありませんが、

辞書登録で、「よ」⇒「よろしくお願いします。」

「い」⇒「いつもお世話になっております。」

など事前に登録しておくのが良いかと思います。

辞書登録も有効ですし、さらにテンプレート登録をしておくと様式が決まっている時は楽です。

僕も日に20通はメールを書くのですが、

１）移動先で携帯からメール閲覧、下書き打って自分PCに送る

２）辞書登録がハンパない

３）テンプレートを活用

最初のうちはこの形式に移行するのに手間取りました。辞書登録の略語を忘れたりとか・・・。

慣れると元には戻れません。

自分は「署名」を利用しています。

　※Outlookだと、ツール(T)→オプション(O)から「メール形式」タブにあります。

ここに定例文などを登録しておき、メールの新規作成時に挿入しています。

辞書登録との合わせ技でかなり効率化できると思いますよ。

(1)

まず何をさておき

「ATOK を使う」

ことだと思います。

もともと、かな漢字変換の賢さ、変換辞書の優秀さには定評がありますが、その他の便利な点は

• ATOK 2008を買ってでも使うべき“10の理由” http://ascii.jp/elem/000/000/122/122037/

に分かりやすく書いてあります。（特に、理由その１，その２が重要です）

一日のキーストークの数が激減します。定型文機能もありますし、たいがいの問題はATOKで解決します。

ちなみに、私が使っているのは少し古い ATOK 2005 ですが、これでも十分すぎるくらい便利です。

(2)

あとは、もし可能ならですが、Gmailをメーラーとして使うとメールの処理が効率的に出来ます。

• 仕事に使えるGoogle入門 第2回：Gmail 応用編http://internet.watch.impress.co.jp/cda/special/2008/05/08/19469...

もう１０年以上パソコンを使って、メーラーも数多く渡り歩いてきていますが、今は完全にGmailです。仕事のメールアドレスも、プライベートのアカウントも、すべてGmailで管理しています。

私の場合、最初は単にメールのコピーをGmailに転送して、バックアップとしてGMailを使い始めましたが、去年くらいからパソコンのメーラは使わなくなりました。（バックアップ用に月に一回くらいメールを取り込むだけです）

ただ、メーラの移行はそれなりに手間がかかるので、とりあえずATOKを使うことだけでも始めると良いと思います。

一日のうちでメールを読んで返事を書く時間を決めてそれ以外の時間は絶対にメールを見ないし書かないというルールが結構効果的ですね。

最初のうちはメールを送ったのに何ですぐにメールに返事してこないの？というような反応が返ってきますが、その都度趣旨を説明しているうちにこの人はそういうスタイルで仕事をしているということが浸透してきてそのうち皆が慣れてくれます。

そしてどうしてもすぐに返事を欲しい案件には直接電話がかかってくるようになります。

メールを読んでもらえる時間が周知されるとその時間までは催促しても無駄なのでその時間までは誰も何も言ってこなくなります。

その代わり、メールを処理する時間は死ぬ気でがんばってメールを処理しましょう。

http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

シンプルな方法は『読んですぐ返信を書く』

以外とあとで書こうて思ってませんか？

あとで書こうと思うと２度読むことになり時間が余計にかかります。

かつ他の仕事をしている時にそのことが気になって集中力の妨げになる可能性があります。

そうすれば相手も返信が早いので好印象だと思いますよー

メールの検索にはGoogleデスクトップを使っています。

あのメールの～　と思っているメール内容から、キーワードと送信者名の組み合わせで大体見つかります。

いちいちoutlookで探すよりも早いです。

あとは新規メールでCC含め大量の人に送ることが定例になっているならば、

http://www.kotaete-net.net/Default.aspx?pgid=14&qid=40152267827 の回答１のやり方をしています。

メールの送信について。私は相手の名前、本文以外はすべて定型文として自動的に入力されるようにしています。

例えば以下のようになります。

○○様

お世話になっております。××の×××です。

～本文～

～署名～

×には会社名と名前が入ります。私が書くのは○○の部分と本文の部分だけです。新規メールと返信メールに自動的に入力されます。

また他には、実用的かどうかは分かりませんが、件名だけでのメールの返信などもあります。

もし続けられれば相当の時間の節約ができると思います。以下紹介記事。

http://www.lifehacker.jp/2008/07/eom.html

メールは自由度の高さが裏目に出ることがあると思います．

なので，可能な範囲内で，完全にフォーマットを決めるのはいかがでしょうか？

他人も出てくるので，好き勝手には出来ないかもしれませんが．．

#メールの処理が遅くなる原因のひとつに，書いてあることが分かりにくい．

#すっと，理解できないなどがあると思います．

例えば，Todo:2008/08/12,12:00と書いてあったら，まあ，少なくとも先延ばしにするにしても

気をつけますよね．検索のときも便利かもしれないし．

また，目的，要求，課題，詳細などの項目を挙げた上で文章を書いてもらうとか．．．

そもそもメールで書きたいことは何なのかをはっきりさせるのも重要だと思います．

#読むほうにも心構えができますしね．

私も辞書登録がイチオシですね。

あとは質問には「以下、インラインでお答えします」として、

相手のメールの引用を利用して、自分が改めて記述しなければならない

文章量を減らしています。

私も辞書登録がイチオシですね。

あとは質問には「以下、インラインでお答えします」として、

相手のメールの引用を利用して、自分が改めて記述しなければならない

文章量を減らしています。

毎日定型でその日の残業時間を申請するメールを出さないといけなかったので

Excelに残業時間と日付を書いてボタンを押すとメールを自動生成して送信するマクロを書いて愛用しています。

BASP21

http://www.site-cooler.com/kwl/asp/19.htm

を使うと簡単にできます。

定型で一部だけ変更して送信するメールがある場合に便利です。

メール受信・メール送信が自動でできるので、使いようによってはメールロボやＭＬのコマンドみたいなのも出来るかも知れませんね。

例　件名に特定のキーワードを入れ、本文に○○：××　の定型文を入れてもらうと、自動処理してデータベースに保存したり、何か処理を行うとか。

質問の趣旨を自分なりにまとめてみました。間違っていたらすいません。

１日、１０通～３０通くらいは、メールを書いて、送信し、１日、１５０通～２００通くらいは、メールを受信する。メールを受信する際はフィスタに掛けてフォルダを分けたり等、情報の整理は出来ている。しかし、メールを書いて送信する時の事務処理の速度を改善がしたい。その改善により、時間が効果的かつ効率的に短縮できれば、他の仕事に集中できると思うからです。メールをよく送る仕事の方で、仕事を効果的かつ効率的に行うために、特に気を付けていることを教えてほしい。

1.メールを見る時間

　朝と夕方のみ、受信、返信を行う。

2．効率的にメールを処理するための工夫

　一日のうちでメールを読んで返事を書く時間を、朝と夕に決める。また、それ以外の時間はメールを見ないし書かないというルールを仕事関係に周知する。最初のうちはメールを送ったのに何ですぐにメールに返事してこないの？というような反応が返ってくるが、その都度趣旨を説明している。メールを読んでもらえる時間が周知されるとその時間までは催促しても無駄なのでその時間までは誰も何も言ってこなくなる。

3．テンプレートを活用

　メールの送信について。相手の名前、本文以外はすべて定型文として自動的に入力されるようにする。可能な範囲内で，完全にフォーマットを決める。

例

○○　様

お世話になっております。××の×××です。

～本文～

～署名～

○○：相手先会社の担当者名

××：自分の会社名

×××：自分の氏名

4．辞書登録を活用

例文

「よ」⇒「よろしくお願いします。」

「い」⇒「いつもお世話になっております。」

5．署名を活用

Outlookの例

ツール(T)→オプション(O)から「メール形式」のタブで作成可能。ここに定例文を登録しておき、メール作成時に挿入。

6．メール設定で相手の書いた文章が引用されるようにしておく。

あとは、最初の10行くらいを改行し、テンプレートどおりにメールを書き、要件をカットアンドペーストで挿入。

ただし引用文の消し忘れに注意してください。

こんなところだと思います。いままでの方の工夫も参考にさせてまとめてみました。最後は私のオリジナルです。ではでは。

「効果的かつ効率的」と連呼されていますが、そもそもメールを書くときの何が非効率なのかはっきり書いていらっしゃらないので、回答が効果的でもなく、おまけに効率的でもなくなります。

まずは、ご自身のメール業務を分析するのが第一じゃないですか？

送っているメールが

• 同じ内容なのか
• よく似た内容なのか
• おなじ人たちにいつもメールを書いているのか
• 内容のどの部分に時間をかけているのか

本当に大量のメールに忙殺されているのなら、TQCでよくやるアプローチでご自身の業務を分析されると効果的です。客観的な見方ができるだけでも違います。業務の分析もせずにテクニックばかり聞いてまわっても改善など知れています。

TQCに関しては多くの入門書がありますので、そちらを参考にしてください。

メールを書く人を雇う。

こんなアプローチもありということで。

http://www.hr-kaizen.com/2006/09/post_3.html

＞改善とは「ムダ取り」・「やめる・へらす・カエル」

だそうです。

１．まず「やめる」ことはできないか？

２．「へらす」ことはできないか？

３．「カエル」ことはできないか？

例えば

予定あわせなどで「ちょー助」http://chosuke.rumix.jp/を使ってみたとします。

これまで人数分×数回着ていたメールが激減するはずです。

これを使ってアンケートをとっている人もいましたね。

また、あることを複数の人数でやっている場合は、ｎ人が状況の連絡を１往復行うだけでｎ（ｎ－１）／２＊２通のメールが発生します。

Wikiなどで情報共有すればｎ人対wikiになり、状況の変更報告はwikiに対して行われるのでメールが不要になります。最新情報はwikiを見るだけでよくなります。

また、毎日周知情報が送られてくる場合も、wikiなどに「掲示板」として書いておけば

メールを使わずに良くなります。また他の人もそこに書くようになれば、受け取るメールも減ります。その上、どこにあるか探さなくて良くなります。

例えば、タスクの進捗状態の確認がいる場合

ZohoプロジェクトやBacklogを使えばプロジェクトのタスクの期日が近づくと、催促メールが送られます。

また、trac,redMineのようなイッシュー(問題)管理システムを使えば、どのような問題（イッシュー）が発生し、担当が誰になり、状況がどうなったというののコントロールが不要になります。

あるいは簡単な定型作業ならWEBアプリを作って、各自に入力してもらう（アンケート、申請系など）のはどうでしょう。

あるいはメーリングリストの活用など。

どのようなお仕事をされているのかわからないので何ともアドバイスしにくいですが

メールは簡単なので多用され過ぎている気がします。他のツールを使えばもっと楽になるのにと思うことは良くあります。

　当方メール５０通/日くらい捌きます。

　方法論（時間決めたり、辞書とか）については さまざまな方が回答なさっているので、違う観点で。

「送信先がどのくらい略式文面でいいのか？」

を判断しています。

　お客様でも担当者ごとに違ってきますので、やはり送受信を数回やりとりしたあとになってきますが。

テンプレや辞書登録もありでしょうが、メールスタイルをできるだけ簡潔にするという方法もあろうと思います。

◆儀礼的なものを極力省き、箇条書きにする

　挨拶とかの儀礼をテンプレ化するのも一つの手ですが、「・・・だと思います」「・・・ではないでしょうか」

　「・・・は難しいかもしれません」といった文章も極力簡潔に「と想定」「では？」「は厳しい」と略す。

　ただ、文体を急に変えると相手の受け取り方も心配なので、署名に「メール簡素化実験中」みたいに宣言して

　おくべきとも思いますが。

◆返信は引用を最大限利用して、相手の文章に対する繰り返しを省く

例）ＸＸＸはいつ頃までに納品可能でしょうか、納品方法もご希望があればお知らせ下さい、というメールの場合、

　　「ＸＸＸの納品は８／２０を予定してます。納品方法は宅急便にしようと考えております」と書くのでなく

　　　＞ＸＸＸはいつ頃までに納品可能でしょうか

　　　８／２０納品予定

　　　＞納品方法もご希望があればお知らせ下さい

　　　宅急便を想定

にするだけでも結構簡潔になり、時間を短縮できるのではないでしょうか。

取引先へのメールだとさすがに乱暴でしょうが、社内や社外でも下請けやプロジェクト内なら可能かと思います。

取引先でも

　　　＞ＸＸＸはいつ頃までに納品可能でしょうか

　　　８／２０の納品予定です

　　　＞納品方法もご希望があればお知らせ下さい

　　　宅急便を想定しています

程度にすれば問題ないかと思います。